Assistant(e) administratif(ve)

L’association Le Touril Toulouse (31) cherche Un.e Assistant(e) administratif(ve) – CDD de 3 mois (possible renouvellement) – 24h30 hebdomadaires (0.7 ETP)

Descriptif du poste
Affecté(e) au siège, vous intervenez, sous l’autorité de la Direction de l’Association et par délégation sous l’autorité de la cadre des ressources humaines et de l’assistante de gestion paie et comptabilité, dans le respect de la réglementation, au sein de l’Association Le Touril. Vous occupez un poste administratif aux tâches et aux missions variées, dont la gestion administrative du personnel, composé de 35 salariés. Le poste a trois domaines d’activités : la gestion administrative et RH, la gestion locative, et les achats.

Activités principales

GESTION ADMINISTRATIVE

• Secrétariat pour le Conseil d’Administration ;
• Organisation d’élections CSE ;
• Rédaction de notes de service et de notes d’information sur demande de la direction ;
• Classement divers et archivage ;
• Mise à jour des procédures administratives et sociales ;
• Etablissement des déclarations auprès des organismes sociaux.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Gestion des dossiers des salariés (classement, dématérialisation des dossiers, numérisation et actualisation) ;
• Préparation de l’accueil des nouveaux salariés en lien avec la cadre RH (rédaction du contrat de travail, DPAE, préparation des documents d’embauche, matériel…) ;
• Suivi de l’intégration des nouveaux salariés (inscription à la mutuelle, prévoyance…) et du parcours des collaborateurs ;
• Suivi des absences (maladie, congés) et des contrats pour les salaires ;
• Déclarations réglementaires auprès des organismes de sécurité sociale ;
• Calcul des droits à congés ;
• Suivi des ETP pour les déclarations URSSAF (BOSS…) ;
• Réalisation et tenue de tableaux de bord.

ACHATS

• Passation des achats ;
• Lien avec les fournisseurs ;
• Suivi des commandes et des livraisons ;
• Suivi des factures fournisseurs (électricité, gaz) du siège et des appartements en diffus ;
• Suivi des factures téléphonie et internet du siège et des professionnels ;
• Réalisation et tenue de tableaux de bord.

GESTION LOCATIVE

• Ouverture des compteurs ;
• Liens avec les assurances ;
• Suivi des échéances ;
• Réalisation et tenue de tableaux de bord.

Compétences attendues

• Savoirs techniques
• Connaissances fortes en droit du travail et en ressources humaines ;
• Gestion administrative des contrats de travail ;
• Forte compétence rédactionnelle ;
• Administration de dossiers ;
• Maitrise informatique (Suite Office) ;
• Utilisation d’outils collaboratifs (Suite Google) ;
• Capacités organisationnelles ;
• Capacité à bien communiquer et à rendre compte au sein du service.

Savoirs être

• Capacité d’accueil, d’écoute, et à être dans une distance professionnelle adaptée aux situations rencontrées et aux collaborateurs ;
• Ethique professionnelle et confidentialité assurée (accès à des informations sensibles et confidentielles) ;
• Bon relationnel clientèle et fournisseurs ;
• Rigueur et sens du détail ;
• Capacité à être polyvalent ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Réactivité.

Expérience requise

• Expérience professionnelle dans la gestion administrative et les ressources humaines.

Qualification exigée :

• BTS Assistant de direction, BTS Assistant de gestion PME/PMI, Licence professionnelle spécialité gestion des ressources humaines, Licence droit, économie, gestion des ressources humaines, Bachelor Ressources Humaines.

Conditions de travail

• Rémunération selon la convention collective Accords CHRS (NEXEM) et selon expérience ;
• Un bureau partagé, matériel informatique, compte Google individuel et fournitures à disposition.

Dépôt de la candidature
CV et lettre de motivation à envoyer à Madame Leslie DUMAS, Cadre des Ressources Humaines, avant le 26/03/2022, et à l’adresse suivante leslie.dumas@assoletouril.fr