Webinaire sur la réforme de l’évaluation des ESSMS : accès au replay et récapitulatif des informations à retenir

La Fédération des Acteurs de la Solidarité, l’Unafo et l’Unhaj ont coorganisé avec la Dihal, la DGCS et la Haute Autorité de Santé un webinaire d’échanges sur la réforme de l’évaluation des ESSMS à destination de leurs adhérents et des services déconcentrés de l’Etat. Preuve de l’intérêt du sujet, le webinaire a réuni près de 400 personnes.

Le replay du webinaire est accessible sur la chaîne YouTube de la FAS.

Le support de présentation qui rassemble les documents de la HAS et de la DGCS peut être téléchargé via ce lien.

Le travail de la FAS, en lien avec l’UNAFO, l’UNHAJ et la DIHAL, se poursuit avec pour objectifs la réalisation de deux documents :

• un premier guide synthétique à destination des organismes évaluateurs externes afin de leur donner des éléments de compréhension des secteurs AHI, logement accompagné et DNA, et de souligner les spécificités à prendre en compte pour les évaluations. Date de publication visée : 1^er trimestre 2023
• Un second guide plus conséquent à destination des structures gestionnaires afin de les aider dans leur appropriation et leur mise en œuvre du référentiel. Date de publication visée : 3^e trimestre 2023.

Des formations vont être également proposées par une partie des FAS régionales en 2023. Si vous souhaitez bénéficier d’une formation sur l’évaluation, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre fédération en région pour connaître leur offre de formation éventuelle.

Les informations à avoir en tête suite à l’entrée dans la phase opérationnelle de la réforme de l’évaluation

Quels dispositifs sont concernés ?

En premier lieu, pour vérifier si votre établissement ou service est soumis à l’obligation d’évaluation, vous pouvez consulter le manuel d’évaluation publié par la HAS, qui recense l’ensemble des ESSMS concernés.

Pour rappel, pour le secteur de l’inclusion sociale (AHI, logement accompagné, DNA), sont concernés principalement les CHRS, CPH, CADA et FJT -et dans une moindre mesure, des dispositifs de veille sociale s’ils ont un statut de service ou établissement autorisé.

Une évaluation tous les 5 ans réalisée par un tiers externe

Le nouveau cadre juridique des évaluations se base sur deux décrets relatifs au rythme des évaluations et à l’accréditation des organismes évaluateurs externes(cf. notre article d’analyse de ces deux décrets).

Dans le nouveau cadre évaluatif, la dichotomie évaluation interne / évaluation externe est supprimée. Désormais, les ESSMS doivent se soumettre à une évaluation réalisée par un tiers externe tous les 5 ans, sur la base du nouveau référentiel publié par la HAS. Ils n’ont plus l’obligation de transmettre une évaluation interne, mais doivent s’engager dans une dynamique d’amélioration continue de la qualité – ce qu’exigeait déjà la réglementation (Article D312-203 du CASF). Afin de s’inscrire dans cette démarche qualité, les ESSMS sont encouragés à réaliser des auto-évaluations, sur la base du référentiel. Ces auto-évaluations peuvent aider également à mieux préparer l’évaluation par un organisme externe : le plan d’action établi suite à une autoévaluation pourra notamment être valorisé lors de la visite d’évaluation. Les démarches de certification contribuent à la qualité des accompagnements et concourent à la démarche qualité. Néanmoins, dans le nouveau système, il n’y a plus de reconnaissance d’équivalence entre certification et évaluation.

L’évaluation conditionne le renouvellement de l’autorisation d’un ESSMS : désormais, ce n’est plus uniquement la dernière évaluation réalisée qui est prise en compte, mais l’ensemble des évaluations réalisées lors des 13 premières années d’autorisation. Les rapports d’évaluation doivent être transmis aux autorités de contrôle compétentes. Les rapports doivent également transmis à la HAS qui peut ainsi vérifier que les organismes évaluateurs respectent le cadre imposé, suivre le niveau de qualité dans l’ensemble du secteur social et médicosocial, et identifier à terme si certains critères nécessitent de faire l’objet d’outillage ou de recommandations spécifiques. Par ailleurs, un décret sur les modalités de publication des résultats d’évaluation est à l’étude, l’objectif étant de rendre public les résultats des évaluations. Ce décret devrait être publié en 2023, suite à une concertation avec les têtes de réseau représentatives des différents secteurs sociaux et médico-sociaux.

Une programmation quinquennale des évaluations par les autorités de contrôle

Les dates de transmission des résultats des évaluations sont programmées par les autorités de contrôle en charge des autorisations (DDETS, ARS, Département, selon les ESSMS). L’objectif de cette programmation est de lisser l’ensemble des échéances de transmission, d’assurer une meilleure articulation avec le calendrier des CPOM et de faciliter la situation des gestionnaires ayant plusieurs ESSMS. Il est ainsi possible de regrouper la programmation d’évaluations, sous réserve de l’accord des différentes autorisées impliquées en cas d’autorisation conjointe, et de la possibilité opérationnelle pour l’organisme gestionnaire. Concernant plus particulièrement l’articulation entre CPOM et résultats des évaluations : le diagnostic établi dans le cadre des CPOM doit pouvoir s’appuyer idéalement sur les résultats des évaluations, et de même les objectifs des CPOM doivent permettre de concrétiser le plan d’action de la démarche qualité.

La première programmation couvre la période du 1^er juillet 2023 au 31 décembre 2027. Certains établissements peuvent être priorisés pour les premières années de la programmation, en lien avec le calendrier des CPOM, ou les ESSMS dont l’autorisation arrive bientôt à échéance, etc. Par ailleurs, un régime transitoire a été mis en place du 1^er janvier 2023 au 30 juin 2023, pour les ESSMS ayant été autorisés entre le 1^er janvier 2008 et le 31 décembre 2009, et qui n’auraient pas transmis entre le 1^er janvier 2021 et le 31 décembre 2022 de rapport d’évaluation pour le renouvellement de leur autorisation prévue en 2023 ou 2024. Ces ESSMS doivent procéder à l’évaluation sur la base du nouveau référentiel et transmettre un rapport d’évaluation au cours du premier semestre 2023.

À noter que pour les ESSMS qui ont été concernés par le moratoire en 2020 et 2021 et qui n’ont donc pas rendu de rapport d’évaluation, un régime particulier s’applique : s’ils n’ont pas reçu d’injonction de leur autorité de contrôle (cf. article L. 313-5 du CASF), leurs autorisations ont été renouvelées par tacite reconduction. Dans ce cadre, leurs autorités de contrôle ont été invitées par la DGCS à délivrer des arrêtés d’autorisation actualisés, pour prendre acte de cette reconduction tacite.

De manière générale, pour toute problématique ou interrogation concernant la programmation des évaluations, les ESSMS sont invités à se rapprocher de leur(s) autorité(s) de contrôle. A noter que les arrêtés de programmation sont publiés sur les sites internet des autorités de contrôle et pas forcément envoyés systématiquement aux ESSMS : il est donc important que les gestionnaires vérifient régulièrement les pages web de leurs autorités compétentes.

Une indépendance renforcée des organismes évaluateurs, qui doivent être habilités par la HAS et agréés par le COFRAC

Pour la réalisation des évaluations, les ESSMS doivent faire appel à des organismes externes agréés par le COFRAC et habilités par la HAS. Si le lien financier entre ESSMS et organisme évaluateur externe existe toujours, le système d’accréditation et d’habilitation pose des normes d’exigence et d’indépendance : si ces normes ne sont pas respectées, les organismes évaluateurs peuvent perdre leur accréditation et leur habilitation.  Une liste d’évaluateurs est régulièrement mise à jour sur le site de la HAS, il est important de consulter une version actualisée car certains organismes sont susceptibles de perdre leur accréditation « probatoire », sur la période de 18 mois de « recevabilité opérationnelle favorable » qui précède l’accréditation définitive. Si un organisme évaluateur externe n’obtient pas son accréditation définitive et qu’il a réalisé une évaluation d’un ESSMS, l’autorité de contrôle ne demandera un nouveau rapport d’évaluation que si le rapport réalisé n’est pas conforme aux attendus. Il est conseillé aux ESSMS de bien indiquer dans les clauses du contrat conclu avec l’organisme évaluateur que ce dernier indemnisera l’ESSMS, en cas de non-obtention de l’accréditation.

Il n’y a pas de cahier des charges type pour l’évaluation, mais les outils et les méthodes de la HAS telles que décrites dans le manuel et dans le référentiel d’évaluation s’imposent aux évaluateurs. Chaque ESSMS est ensuite libre d’ajouter au cahier des charges les éléments qui semblent importants en termes de compétences et de connaissances attendues. A noter que si la HAS a encadré la taille des équipes d’évaluateurs (au moins 2 personnes à chaque visite), il n’y a pas de durée minimale prévue pour les visites, la durée pouvant être variable en fonction de la taille des ESSMS, des regroupements possibles de certaines séquences, par exemple si les professionnels référents à interroger sont les mêmes, etc.

Concernant le coût des évaluations, il n’est pas possible juridiquement de l’encadrer. Néanmoins, la HAS souhaite à terme publier le coût moyen d’une évaluation pour que les ESSMS puissent procéder à des comparaisons. La DGCS a par ailleurs indiqué qu’il n’était pour l’instant pas prévu de crédits complémentaires pour financer la réalisation des évaluations, ce alors que les coûts devraient être à priori réhaussés du fait des nouvelles exigences introduites par la HAS et de la restructuration du « marché » des évaluateurs engendré par le double système d’accréditation et d’habilitation. La FAS au côté des autres têtes de réseau concernées va poursuivre son plaidoyer sur la nécessité de financer le coût des évaluations, pour éviter que la réalisation des évaluations se fasse au détriment de la qualité des prestations.

Synaé, le système d’information sur lequel repose la réalisation des évaluations

Chaque ESSMS soumis à l’obligation d’évaluation a accès à la plateforme Synaé, de même que les organismes évaluateurs externes. En cas de difficultés d’utilisation de Synaé, un service support est accessible en ligne, via la plateforme. La HAS a également élaboré un guide utilisateur, accessible ici. A noter qu’à partir du moment où plusieurs numéros de FINESS géographiques sont rattachés au même FINESS juridique, l’organisme gestionnaire devrait pouvoir gérer sur Synaé l’ensemble des ESSMS couverts par le même FINESS juridique. Pour les problèmes relatifs au numéro de FINESS, les ESSMS sont invités à se mettre en lien avec leurs autorités de contrôle, qui sont compétentes par exemple pour modifier le numéro ou le secteur de rattachement.