Secrétaire-agent d’accueil

Poste à pourvoir au plus vite – Association le Touril, Toulouse (31)

Temps de travail : 35 heures hebdomadaires en CDD de remplacement (6 mois)
Qualification dans le domaine souhaitée

Descriptif du poste

L’Association Le Touril assure l’accueil, l’hébergement et l’insertion de femmes avec ou sans enfant(s), ayant subi des violences et des ruptures, et qui n’ont pas de milieu de soutien.

Elle est composée aujourd’hui de 8 dispositifs différents :

• 6 centres d’hébergement : le CHRS Insertion Le Touril, le CHRS Urgence Rosa Parks, le CHU Sambre, le centre de stabilisation familiale Colibri, le SHU Joséphine Baker, et le centre de stabilisation Artémise (204 places d’hébergement au total)
• 2 services d’accompagnement : l’AVDL et Au cœur de ma résidence

Vous intervenez, sous l’autorité de la Direction de l’Association et par délégation sous l’autorité :

• Du responsable de service pour les missions afférentes au CHRS Insertion Le Touril et au SHU Joséphine Baker ;
• De la cadre RH pour les missions afférentes au siège.

Activités principales

ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE

– Accueil physique :

• • Gérer les entrées dans les locaux (porte sécurisée) ;
  • Accueillir les résidentes et leurs visiteurs ;
  • Accueillir les partenaires et prestataires techniques et en informer immédiatement les professionnels concernés ;
  • Tenir à jour le registre des visiteurs et distribuer les badges correspondants.

– Assurer la permanence téléphonique de 9h à 12h30 puis de 13h30 à 17h :

• • Recueillir les messages et coordonnées dans le cahier prévu à cet effet et les transmettre à la bonne personne ;
  • Tenir à jour le cahier de transmission des appels téléphoniques ;
  • Rediriger vers les autres dispositifs en fonction des besoins et adresser un mail au service concerné.

– Répondre aux demandes quotidiennes des résidentes (accès buanderie, salle des poussettes, informations diverses, rencontres avec les travailleuses sociales…).

GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ACCUEIL

– Mettre à jour les outils de l’accueil :

• • Listing des familles accueillies et tableaux de présence de tous les dispositifs ;
  • Outils du cahier de liaison (planning buanderie, coordonnées résidentes…).

– Gestion de la boîte mail générale : réponse, transfert de mail aux personnes concernées, archivage ;
– Mise en forme de documents (affiches, supports Canva, rédaction de comptes rendus ;
– Gestion du courrier :

• • Suivi du courrier à destination du siège ;
  • Distribution du courrier aux personnes concernées (boîte aux lettres).

– Impression et affichage des plannings d’astreinte, des notes d’information ou autre ;
– Archivage des dossiers et destruction des données de plus de 2 ans.

PARTICIPATION AU PROCESSUS ACCUEIL ET HÉBERGEMENT DU CHRS INSERTION LE TOURIL

– Tenir le tableau de reporting et de statistiques des personnes accueillies ;
– Préparation des dossiers individuels ;
– Accueil administratif des nouvelles familles :

• • Distribution du livret d’accueil ;
  • Visite des locaux ;
  • Présentation de l’équipe et de la référente sociale ;
  • Organisation du RDV avec le RS pour la signature du contrat de séjour ;
  • Remplissage du document tiers digne de confiance ;
  • Photocopier tous les documents administratifs (pièce d’identité, attestation sécurité sociale, livret de famille…).

– En cas de besoin : accompagner les travailleuses sociales et les maîtresses de maison sur les admissions et les sorties (et notamment le protocole punaises de lit) ;
– Réception et transmission à la direction des participation des résidentes et établissement des reçus ;
– Faire part de ses observations auprès des professionnels concernés.

PLANIFICATION

– Éditer et imprimer les plannings (Kelio) ;
– Veiller à la bonne couverture des heures d’ouverture (24/7) ;
– Organisation des remplacements :

• • Collecte des besoins à partir des absences à venir/imprévues en lien avec le responsable de service ;
  • Contact des remplaçants et modification du Grand Planning et de Kelio en lien avec la cadre RH ;
  • Élaboration des contrats de travail, DPAE, registre du personnel et bordereaux de formation sous la supervision de la cadre RH.

SAISIE COMPTABLE

– Réaliser des saisies comptables sous la supervision de l’assistante de gestion comptabilité et paye.

Activités partagées avec les autres professionnels et sous l’aval de la responsable de service

• “Aller vers”, offrir un cadre rassurant et garantir une écoute bienveillante ;
• Participer à l’accueil et à l’hébergement des femmes et des familles accueillies ;
• Rendre compte quotidiennement des situations, des actions professionnelles effectuées et des difficultés rencontrées aux différents membres de l’équipe et à l’encadrement dans le cahier de liaison et par e-mail ;
• Alerter en tant que de besoin les services d’urgence qu’ils soient de santé ou de sécurité, en lien avec le responsable de service, voire l’astreinte ;
• Mettre à disposition des familles accueillies un hébergement temporaire, respectueux de l’intimité, de la dignité et de la sécurité des personnes ;
• Mettre en sécurité les personnes accueillies et leurs biens ;

Compétences attendues

Savoirs techniques

• Respect du secret professionnel ;
• Capacité à agir sciemment en partenariat interne et/ou externe ;
• Aptitude à travailler au sein d’une équipe et en réseau, et de façon autonome ;
• Capacités rédactionnelles ;
• Capacité organisationnelles (rigueur et souci du détail, utilisation des différents outils) ;
• Maîtrise informatique (Pack Office, Compte Google) ;
• Gestion du stress lié à des moments et/ou situations de détresse ou de violences ;
• La maîtrise d’une seconde langue est un plus non négligeable (public régulièrement anglophone ou arabophone).

Savoirs être

– Dans le cadre de l’accueil :

• • Entrer en relation avec les résidentes (« aller vers ») et inscrire les relations aux personnes accueillies dans un rapport de non-discrimination et de bientraitance ;
  • Capacité d’accueil et d’écoute, et à être dans une distance professionnelle adaptée aux situations rencontrées ;
  • Identifier et faire comprendre les limites de son intervention.

– Dans le cadre de l’hébergement :

• • Repérer les entrées et sorties des résidentes ;
  • Alerter le responsable de service ou la personne d’astreinte en cas de problème, en fonction de la situation ;
  • Veiller au respect du règlement de fonctionnement des résidentes et assouplir la règle en fonction des situations ;
  • Dissuader les « harceleurs » ;
  • Rassurer les résidentes.

– Dans le cadre d’un travail d’équipe et de réseau :

• • Capacité à équilibrer travail en autonomie et travail en équipe ;
  • Aptitude à communiquer correctement (choix de l’information, du destinataire et du moyen) ;
  • Rigueur dans l’utilisation des outils de suivi.

Expérience requise

– Expérience professionnelle dans le domaine de l’accueil et du secrétariat.

Conditions de travail

• Rémunération selon la convention collective Accords CHRS (NEXEM) et selon expérience, avec prime conventionnelle, et autres avantages ;
• Horaires de travail de 9h à 17h du lundi au vendredi avec une heure de pause ;
• Jours fériés non travaillés ;
• Un bureau doté de matériel informatique et fournitures à disposition ;
• Bureaux situés dans le quartier des Carmes.

Dépôt de la candidature

CV et lettre de motivation à envoyer à Madame Leslie DUMAS, Cadre des Ressources Humaines, avant le 16/09/2025 inclus, et à l’adresse suivante leslie.dumas@assoletouril.fr