Assistant.e de direction
Le Dispositif d’Appartements de Coordination Thérapeutique Un Chez-Soi d’Abord Montpellier s’inscrit dans l’approche Housing First pour des personnes isolées, majeures, sans abri, vivant avec des troubles psychiques sévères.
Il propose un accès rapide au logement directement depuis la rue sans obligation de soins ou d’abstinence et s’appuie sur les concepts de rétablissement et de Réduction des Risques et des Dommages.
L’assistant·e de direction, sous la responsabilité de la directrice du GCSMS Montpellier, intègre une équipe pluridisciplinaire et plus particulièrement le pôle des fonctions support. Il ou elle intervient sur le principe de la multiréférence et de l’horizontalité.
Les membres de l’équipe mettent à contribution leurs expertises complémentaires pour aider chaque personne, de façon très individualisée, à atteindre ses propres objectifs et à se rétablir dans le respect de leurs choix et de leur temporalité.
Missions :
Administratif :
- Enregistrement, tri, diffusion et archivage des courriers et différents documents (plannings, contrats, documents comptables…).
- Suivi des contrats : mise à jour du tableau de suivi, rangement des documents, lien avec les prestataires pour suivi, demandes de devis…
- Rédiger les courriers, mettre à jour les documents administratifs liés à la vie de l’établissement et les déclarations aux autorités de tutelle.
- Soutien à la collecte et suivi des données d’activités, à l’élaboration et suivi des tableaux de bord, contribution à la rédaction et mise en forme du rapport d’activité annuel.
- Préparation des dossiers en amont des réunions et rdv partenaires
- Participation à la gestion de la caisse et des packs emménagement : suivi des entrées et sorties, assurer les opérations de clôture mensuelle de la caisse, préparer les documents à saisir pour la comptable.
- Développement de l’utilisation du logiciel métier Hope, du logiciel Zeendoc pour le suivi des dossiers salarié.es et des factures.
Ressources Humaines :
- Préparation des démarches d’embauche des nouvelles et nouveaux salarié·es, en lien avec l’assistante RH
- Co-élaboration des plannings annuels de l’équipe et des astreintes et mise à jour au fil de l’eau, déclatration auprès du service RH des événements variables de paie
- Organiser la logistique des recrutements et des stages : publication des offres, participation à la planification et aux invitations aux entretiens, diffusion d’informations utiles, rangement des candidatures, réponses suite au processus de recrutement
- Organisation de l’accueil des nouveaux et nouvelles (salarié·es et stagiaires) : remise du matériel (clés, téléphone…), informations sur le fonctionnement, organisation des immersions et formation
socle rétablissement… - Assurer la restitution et la transmission des matériels des salarié·es en fin de contrat
- Planification des rdv et entretiens annuels, envoi des convocations
- Organisation pratique des formations : réservation de salle et repas, matériel.
Logistique :
- Suivi de l’entretien des véhicules, mise à jour des documents dans les pochettes (suivi des km, cartes grises, assurances, carte essence…)
- Prise des rdv annuels pour entretien chaudière et climatisation, lien entreprise de ménage…
- Prise de rdv/appels aux prestataires en cas de dysfonctionnements
- Gestion des stocks et des fournitures : contrôle des stocks, recensement des besoins, commande, réception et distribution
- Assurer, avec la direction, la mise à jour du registre de sécurité
Communication / Evènementiel :
- Planification ou appui à l’organisation des groupes de travail, staff day, etc (logistique, contenu, animation, outils…)
- Participation à la création et à la gestion des outils de communication : flyers, page LinkedIn, etc.
- Suivi des abonnements.
- Organisation ou co-organisation d’événements : comité de suivi local, fête des locataires, etc.
Profil :
Vous disposez d’un diplôme en relation avec les missions du poste, et idéalement d’une expérience dans le milieu associatif et/ou le secteur médico-social.
Rigoureux.euse, vous maitrisez Excel et plus largement les outils informatiques.
Vos qualités relationnelles facilitent les relations avec les différent.es interlocuteur.rices internes et externes. Vous respectez la plus grande discrétion quant aux données sensibles que vous manipulez.
Vous vous reconnaissez dans les valeurs portées par le dispositif qui œuvre au bénéfice de personnes en difficulté. Vous savez faire preuve de pédagogie, d’humour et de créativité.
Type de contrat : CDI à temps plein
Rémunération : Selon Accords collectifs CHRS
Début du contrat : dès que possible. Une passation sera assurée par la personne qui occupe le poste actuellement.
Candidatures : CV et lettre de motivation à adresser à la Directrice du GCSMS, par mail, avec pour objet « UCSD : assistant·e de direction » administratif@1chezsoi34.fr
Le Saviez-Vous ? Sans votre petit doigt, vous perdriez 50% de la force de votre main.